3 ข้อกำหนดในการมอบหมายงาน

ในการมอบหมายงานให้ลูกน้องควรประกอบด้วย 3 ข้อกำหนดดังนี้

1. ให้เวลาทำถึงเมื่อไหร่ (Dead Line)
2. จะต้องทำด้วยวิธีไหน จะทำอย่างไร
3. ทำแล้วมีประโยชน์อย่างไร

       ถ้าคุณไม่บอกเส้นตายให้ชัดเจนไว้ก่อน อีกฝ่ายหนึ่งจะไม่รู้ว่าต้องทำงานนั้นให้เสร็จเมื่อไหร่  ควรหลีกเลี่ยงถ้อยคำที่มีความคลุมเครือเช่น “ด่วนมาก”  “ทำให้เร็วที่สุด”  “ราวๆ อาทิตย์หน้า” การกำหนดเส้นตายที่ชัดเจนเพื่อป้องกันการเข้าใจผิด

       ข้อมูลต่อไปที่คุณห้ามลืมบอกคือวิธีทำงาน เช่นถ้าคุณจะให้ใครทำงานอะไรสักคนให้เตรียมข้อมูลในการนำเสนอ กรุณาบอกให้ชัดเจนเลยว่า ต้องใส่ตัวเลขแบบไหน  ให้ทำเป็น PowerPoint หรือทำเป็นรูปแบบง่ายด้วยโปรแกรม Word  หากอีกฝ่ายหนึ่งไม่รู้ข้อมูลเหล่านี้ อาจเตรียมข้อมูลมาผิดจุดมุ่งหมาย เพราะไม่รู้จะทำอย่างไรดี 

       ประโยชน์ที่ได้รับจากการทำงานก็เป็นข้อมูลหนึ่งที่ควรบอกอีกฝ่าย หากงานที่มอบหมายให้ลูกน้องไปทำไม่เป็นประโยชน์ต่อตนเองและคนรอบข้าง จะไม่ได้รับการใส่ใจเท่าที่ควร  งานที่แบบไม่กระตือรือร้นจะออกมาแบบชุ่ยและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย  เพื่อป้องกันสิ่งเหล่านี้ คุณควรชี้แจงกับอีกฝ่ายหนึ่งว่า ผลที่ตามมาจากการทำงานจะเป็นอย่างไร  และมีความหมายต่อตัวเขาอย่างไร 

       ถ้าคุณไหว้วานให้อีกฝ่ายหนึ่งเตรียมข้อมูลในการนำเสนอ กรุณาพูดเสริมเพื่อดึงความกระตือรือร้นของเขาออกมาดังต่อไปนี้  “ถ้าเตรียมข้อมูลออกมาดี แผนธุรกิจนี้น่าจะผ่าน  คุณก็อยากทำแผนธุรกิจนี้เหมือนกัน  เรามาร่วมมือกันทำให้สำเร็จเถอะนะ”  “การประชุมครั้งต่อไปผู้บริหารจะเข้าด้วย  นี่เป็นโอกาสดีที่จะทำให้พวกเขารู้ว่าแผนธุรกิจนี้มาจากความพยายามของคุณ”

       คุณควรทบทวนว่าคุณลืมบอกข้อมูลเสริม 3 อย่างนี้หรือเปล่า ถ้าบอกทุกครั้งจนติดเป็นนิสัย ก็จะทำให้คุณไหว้วานผู้อื่นอย่างได้ผล

Credit : คุณวิโรจน์  เย็นสวัสดิ์  |  Facebook