หลักการ 5 ส.

       กิจกรรม 5 ส. เป็นปัจจัยพื้นฐานการบริหารคุณภาพ ที่จะช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในที่ทำงานให้เกิดบรรยากาศที่น่าทำงาน เกิดความสะอาดเรียบร้อยในสำนักงาน ถูกสุขลักษณะ ทำให้พนักงานสามารถใช้ศักยภาพของตนเองได้อย่างเต็มความสามารถ สร้างทัศนคติที่ดีของพนักงานต่อหน่วยงาน 

       กิจกรรม 5 ส. เป็นกลยุทธ์อีกวิธีหนึ่งที่เปิดโอกาสให้บุคลากรมีส่วนร่วมในการพัฒนาคุณภาพเป็น กิจกรรมที่ทำแล้วเห็นผลเร็วและชัดเจน นอกจากนั้นกิจกรรม 5 ส. จะเป็นพื้นฐานในการนำวิธีการบริหารใหม่ๆ เข้ามาใช้ในอนาคตต่อไป
5 ส. คืออะไร

       กิจกรรม 5 ส. เป็นแนวคิดการจัดระเบียบเรียบร้อยในที่ทำงานก่อให้เกิดสภาพการทำงานที่ดีปลอดภัย มีระเบียบเรียบร้อย นำไปสู่การเพิ่มผลผลิต

• สะสาง          คือ การแยกของที่ต้องการ ออกจากของที่ไม่ต้องการและขจัดของที่ไม่ต้องการทิ้งไป
• สะดวก         คือ การจัดวางสิ่งของต่างๆ ในที่ทำงาน ให้เป็นระเบียบเพื่อความสะดวก และ ปลอดภัย
• สะอาด         คือ การทำความสะอาด เครื่องมือ อุปกรณ์ และสถานที่ทำงาน
• สุขลักษณะ    คือ สภาพหมดจด สะอาดตา ถูกสุขลักษณะ และรักษาให้ดีตลอดไป
• สร้างนิสัย      คือ การอบรม สร้างนิสัยในการปฏิบัติงานตามวินัย ข้อบังคับอย่างเคร่งครัด

ประโยชน์จากการทำกิจกรรม 5 ส.

1. บุคคลจะทำงานได้รวดเร็วขึ้น
2. เกิดความร่วมมือ ร่วมใจ จะเกิดขึ้น บุคลากรจะรักหน่วยงานมากขึ้น
3. บุคลากรจะมีระเบียบวินัยมากขึ้น 
4. บุคลากรปฎิบัติตามกฎระเบียบ และคู่มือการปฎิบัติงานทำให้ความผิดพลาดและความเสี่ยงต่าง ๆ ลดลง
5. บุคลากรจะมีจิตสำนึกของการปรับปรุง ซึ่งจะนำไปสู่ประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการทำงาน
6. เป็นการยืดอายุการใช้งานของเครื่องจักร อุปกรณ์ เครื่องมือต่างๆ
7. การไหลเวียนของวัสดุ และ work in process จะราบรื่นขึ้น
8. พื้นที่ทำงานมีระเบียบ มีที่ว่าง สะอาดตา สามารถสังเกตสิ่งผิดปกติต่างๆ ได้ง่าย
9. การใช้วัสดุคุ้มค่า ต้นทุนต่ำลง

ขั้นตอนในการดำเนินงาน 5 ส.

1.ขั้นเตรียมการ (Perparation)
       เมื่อหน่วยงานจะเริ่มต้นนำกิจกรรม 5 ส.มาใช้ สิ่งแรกที่จะต้องดำเนินการคือ การทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง และจัดเตรียมแผนการดำเนินกิจกรรม ซึ่งสามารถดำเนินการตามลำดับดังนี้

    1.1 สร้างความเพข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง
    1.2 การกำหนดนโยบายการดำเนินกิจกรรม 5 ส. โดยผู้บริหารสูงสุด
    1.3 การกำหนดแผนการดำเนินกิจกรรม 5 ส.
    1.4 ประกาศนโยบายให้ทุกคนทราบอย่างเป็นทางการ
    1.5 อบรมให้ความรู้แก่พนักงานทุกคน
    1.6 ผู้บริหารระดับสูง เยี่ยมชมหน่วยงานที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5 ส. อย่างต่อเนื่อง

2.ขั้นเริ่มดำเนินการ (Kick off Project)
       จัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่ (Big cleaning Day) ถือเป็นวันเริ่มต้นของการดำเนินกิจกรรม  กิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่นี้มีความสำคัญและต้องเตรียมการอย่างละเอียดรอบคอบมีการประชุมเตรียมการต่างๆ และแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ

3.ขั้นตอนดำเนินการ (Implementation)

• แบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ 
• ทุกพื้นที่จต้องกำหนดแผนปฎิบัติการ หัวข้อต่าง ๆ ที่ควรมีอยู่ในการดำเนินกิจกรรม 5ส. คือ

     3.1 รายละเอียดกิจกรรม เป็นการกำหนดกิจกรรมในเรื่อง 5ส. ของพื้นที่ว่ามีอะไรบ้างตามขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม5ส.
     3.2 ระยะเวลาดำเนินการ จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าช่วงใดจะทำอะไร ใช้เวลาเท่าไรในการดำเนินงาน และระยะเวลาสิ้นสุดของแผนเมื่อใด เช่น แผน 1 ปี , แผน 2 ปี
     3.3 ผู้รับผิดชอบ ในแผนควรกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละหัวข้อไว้ด้วย
     3.4 แผนที่ดีควรจะระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนใช้งบประมาณเท่าใด
     3.5 วันที่จัดทำแผน เพื่อให่ทราบว่าแผนการดำเนินการนั้นทำไว้ตั้งแต่เมื่อใด
     3.6 มีการประชุมของสมาชิกที่อยู่ในพื้นที่อย่างสม่ำเสมอ
     3.7 ทุกคนในพื้นที่ต้องทำ 3 ส. แรกในพื้นที่รับผิดชอบรายละเอียดของการทำกิจกรรม
     3.8 จัดให้มีการประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรม




บทความโดย : คุณอรวรรณ เทพนิยม