Time Sheet คืออะไร

       การบันทึกการทำงานประจำวัน (หรือที่นิยมเรียกว่า Key Time Sheet) เป็นการบันทึกสิ่งที่ตนเองได้ทำในแต่ละวันว่าได้ทำงานอะไร ใช้เวลาไปเท่าไหร่ และความคืบหน้าของงานที่ได้ทำ เพื่อเป็นข้อมูลในการบริหารงานต่อไป
  
การส่ง Time Sheet ประจำวัน
       ข้อมูล Time Sheet ที่พนักงานแต่ละคนบันทึกงานที่ตนเองได้ทำในแต่ละวันจะมีการรวบรวมส่งให้หัวหน้าทีมตอนสิ้นวัน เพื่อให้หัวหน้างานใช้ในการติดตามการปฏิบัติงานของทีมงานว่าได้ทำงานอะไรไปบ้าง ใช้เวลาไปมากหรือน้อยเกินไปหรือไม่ ติดปัญหาอะไรอยู่หรือไม่ รวมถึงการใช้ในการติดตามความคืบหน้าของงานที่มอบหมายไปว่าทำไปแล้วกี่เปอร์เซ็นต์ ซึ่งการส่ง Time Sheet ประจำวัน จะช่วยให้หัวหน้าสามารถติดตามการทำงานของลูกน้องได้ง่ายขึ้น และยังช่วยในการประเมินปัญหาที่ทีมงานแต่ละคนติดอยู่ได้ง่ายขึ้น
  
ประโยชน์ของ Time Sheet ในด้านการบริหารโครงการ
       ในแต่ละสัปดาห์หรือแต่ละเดือนหัวหน้าทีมสามารถึงข้อมูลจาก Time Sheet มาใช้ในการติดตามสถานะงานที่ทีมงานตนเองรับผิดชอบว่าแต่ละงานได้ดำเนินการเสร็จแล้วบ้าง หรืองานไหนอยู่ระหว่างดำเนินการ และยังสามารถใช้ในการดูได้ว่าแต่ละงานใช้เวลาในการดำเนินการไปแล้วมากน้อยเพียงใด โดยสามารถเปรียบเทียบระยะเวลาที่มีการใช้งานจริงกับระยะเวลาที่ประเมินไว้ เพื่อช่วยประเมินสถานการณ์ว่าทีมงานจะสามารถทำงานได้เสร็จตามแผนที่วางไว้ทันหรือไม่ได้อีกด้วย
  
ประโยชน์ของ Time Sheet ในด้านการประเมินผลงานของพนักงาน
       ข้อมูลการทำงานที่บันทึกไว้ใน Time Sheet ยังช่วยให้พนักงานมีข้อมูลใช้ในการสรุปผลงานที่ได้ทำในแต่ละรอบการประเมินผลงาน เพื่อใช้ในการนำเสนอกับหัวหน้าหรือผู้บริหาร
  
ข้อแนะนำในการบันทึก Time Sheet
       1. กรณีที่สามารถระบุเลข Work แบบเจาะจงชิ้นงาน ควรเลือก Work ให้ตรงกับงานที่ทำ เพราะจะช่วยให้สามารถนำข้อมูล Work ที่ระบุไว้มาใช้ในการติดตามสถานะโครงการได้ และเมื่อนำไปใช้ในการสรุปผลงานจะช่วยให้เห็นชิ้นงานที่ทำได้ง่าย โดยไม่ต้องไปสรุปจากรายละเอียดที่บันทึกไว้ในแต่ละวัน
       2. ควรบันทึกแบบวันต่อวัน คือ เพื่อช่วยปัญหาการลืมว่าเมื่อวานได้ทำอะไรบ้าง
       3. ควรบันทึกตามสิ่งที่ได้ทำจริง ไม่ควร Make เพราะหัวหน้ามีวิธีตรวจสอบจากผลงานที่ได้เทียบกับ Time Sheet ที่เคยบันทึกไว้ หรือ เทียบกับ Time Sheet ของทีมงานคนอื่นได้
       4. ควรใส่เปอร์เซ็นต์ (%) ความคืบหน้าของงาน เพื่อช่วยในการติดตามความคืบหน้าของงาน ถ้าไม่ติดปัญหาอะไร % ควรเพิ่มขึ้นทุกวัน จนครบ 100%  จึงถึงว่างานเสร็จ
       5. กรณีงานที่ยังทำไม่เสร็จ ควรใส่สถานะงานสั้นๆ หรือ ปัญหาที่ติดอยู่ ไว้ในวงเล็บต่อท้ายในช่องรายละเอียดงาน ให้สะดวกกับการติดตามงานไว้ด้วย
       6. กรณีระบุเลข Work เป็นงานอื่น เช่น GN-Other ควรใส่รายละเอียดของสิ่งที่ได้ทำไว้ด้วย

บทความโดย : คุณโกศล พรประสิทธิ์เวช