9 เหตุผลที่ควรสื่อสารผ่านโทรศัพท์มากกว่าส่งข้อความ

       ในทุกวันนี้คนเราอยู่กับโทรศัพท์มือถือนานขึ้น ทำทุกอย่างบนนั้น ไม่ว่าจะอยู่ในที่ประชุม โต๊ะอาหาร กระทั่งห้องน้ำ ไม่มีสถานที่ไหนเป็นข้อจำกัดสำหรับการใช้สมาร์ทโฟนเลย เรียกได้ว่าเป็นเครื่องมืออำนวยความสะดวกที่ช่วยให้เราสามารถติดต่อกับใครก็ได้ทุกที่ทุกเวลา แต่อย่างไรก็ตาม มีหลายปัญหาที่เกิดขึ้นจากการใช้อุปกรณ์ติดต่อสื่อสารชิ้นนี้ในทางที่ไม่ถูกต้องซึ่งอาจส่งผลกระทบหรือสร้างปัญหาให้เกิดขึ้นในความสัมพันธ์ ทั้งส่วนตัวและแม้แต่ความสัมพันธ์ทางธุรกิจ โดยปัญหาหนึ่งที่เห็นได้ชัด คือเราใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อจุดประสงค์หลักจริงๆ ของมันหรือการโทรศัพท์คุยกันโดยตรงน้อยลงไปมาก แต่โทรศัพท์มือถือกลับถูกปรับเปลี่ยนเป็นอุปกรณ์ที่ใช้ในการพิมพ์เพื่อส่งข้อความ (text) เพื่อแชท เพื่อการส่งอีเมล หรือติดต่อกันผ่านทาง Social Network ต่างๆ แทน

       แน่นอนว่าการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น ผ่านทางอีเมล ข้อความโทรศัพท์มือถือ หรือโปรแกรมแชท มีข้อดีอยู่หลายอย่าง

- เราจะส่งข้อความไปถึงแน่นอน แม้ว่าคนที่เราส่งไปจะไม่สะดวกรับข้อความในเวลาดังกล่าว

- เราสามารถตอบสนองได้ตลอดเวลา ไม่ต้องสนใจว่าคนที่เราสื่อสารด้วยจะอยู่ใน time zone ไหน กำลังหลับอยู่หรือไม่

- เราไม่ต้องเสียเวลาไปกับการพูดคุยเรื่องที่ไม่จำเป็น หรือการพูดในเรื่องที่เราไม่อยากจะฟัง

       แต่ไม่ว่าอย่างไรการสื่อสารด้วยเสียงผ่านการพูดคุยทางโทรศัพท์ก็มีประโยชน์แบบที่การพิมพ์ใดๆ ไม่สามารถเอาชนะได้ และยังคงเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ และควรจะได้รับการพิจารณาอย่างเท่าเทียมในการสื่อสารในสภาพแวดล้อมปัจจุบัน เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน กระชับและคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด และนี่คือ 9 สถานการณ์ที่เตือนให้เราระลึกว่าการติดต่อด้วยเสียงยังเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดในการสื่อสาร

1. เมื่อเราต้องการการตอบสนองในทันที

       การส่งอีเมลหรือการพิมพ์ข้อความมีปัญหาตรงที่เราไม่สามารถรู้ได้ว่าอีกฝ่ายได้รับอีเมลหรือข้อความของเราหรือไม่ และถึงแม้ว่าเทคโนโลยีจะพัฒนาไปจนถึงจุดที่เราสามารถเช็คได้ว่าอีกฝ่ายได้รับหรือเปิดอ่านข้อความเราแล้วหรือยัง เราก็ไม่รู้อยู่ดีว่าเขาจะตอบกลับมาเมื่อไหร่ แต่สำหรับการยกหูโทรศัพท์แล้วกดหมายเลขโทรหานั้นแตกต่างกัน เพราะเป็นการติดต่อไปถึงปลายทางโดยตรง และเป็นการสื่อสารแบบตัวต่อตัวที่มั่นใจได้ว่าเราจะได้สื่อสารกับปลายทางจริงๆ โดยเฉพาะเรื่องที่เป็นเรื่องด่วนและต้องการคำตอบหรือการตอบสนองแบบทันทีทันใด โทรศัพท์ก็เป็นทางเลือกที่ดีกว่าการส่งข้อความอย่างแน่นอน และถึงแม้ว่าปลายทางจะติดประชุมหรือไม่สะดวกรับโทรศัพท์ในตอนนั้น แต่ก็ยังมีกล่องฝากข้อความเสียงที่เราสามารถฝากข้อความแจ้งให้ติดต่อกลับด่วน หรืออาจจะใช้วิธีส่งข้อความทางโทรศัพท์มือถือแจ้งให้ติดต่อกลับทันทีที่สามารถทำได้ หรือง่ายกว่านั้น - อาจจะลองโทรไปใหม่ในอีก 1 ชั่วโมงข้างหน้าก็ได้

2. เมื่อต้องติดต่อประสานงานกับหลายคนหรือหลายฝ่าย

       ลองคิดถึงสถานการณ์ที่เราต้องประสานงานกับคนที่อยู่ใน time zone ของเขตเวลาที่แตกต่างกันสัก 6 คนดู เช่น การทำงานกับเพื่อนร่วมงานที่อยู่ต่างทวีปกันในงานด้านโลจิสติก หลังจากที่อ่านอีเมล 5 เรื่องที่แตกต่างกัน แต่ละเรื่องก็มีความซับซ้อน เราจะเกิดความสับสนและปวดหัวอย่างไม่ต้องพูดถึง หนทางแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือ การประชุมทางโทรศัพท์พร้อมกัน ด้วยเวลาเพียง 30 นาที ทุกคำถามจะถูกตอบ ทุกปัญหาจะถูกแก้ไข และสามารถคลี่คลายได้ในเวลาไม่นาน

3. เมื่อไม่อยากบันทึกเรื่องที่มีความอ่อนไหว

       เราไม่มีทางรู้ว่าใครจะได้เห็นอีเมลหรืออ่านข้อความที่เราส่งออกไปบ้าง แน่นอนว่าการคุยโทรศัพท์ก็สามารถบันทึกเสียงได้ แต่การทำแบบนั้นจะเป็นการผิดกฏหมายสำหรับประชาชนทั่วไป ยกเว้นแต่เราจะทำตามคำสั่งผู้พิพากษา ดังนั้นการใช้โทรศัพท์เพื่อสนทนาเรื่องที่อ่อนไหว เรื่องที่ต้องใช้ดุลยพินิจจึงเป็นเรื่องที่ดีกว่าการส่งข้อความ ซึ่งทิ้งหลักฐานเอาไว้ข้างหลังที่เราไม่สามารถควบคุมอะไรได้เลย

4. เมื่อต้องสื่อสารข้อความที่มีความคลุมเครือในตัวเอง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับอารมณ์ความรู้สึกที่อ่อนไหว

       บางครั้งมีประเด็นที่อ่อนไหวที่เราจำเป็นต้องสื่อสารกับคนอื่น ไม่ว่าจะเป็นประเด็นที่กำลังอยู่ระหว่างการถกเถียงอย่างร้อนแรงในทีมงาน หรือประเด็นที่อาจกระทบความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือซัพพลายเออร์ การเลือกสื่อสารประเด็นที่ละเอียดอ่อนเช่นนี้ผ่านทางการเขียนข้อความมีความเสี่ยงที่อีกฝ่ายจะตีความน้ำเสียงหรือประเด็นที่เราต้องการจะสื่อสารผิดพลาดได้ง่ายมาก ซึ่งตัวอย่างก็มีให้เห็นกันมากมายโดยเฉพาะการทำงานในองค์กร เมื่อเราต้องการจะสื่อสารเรื่องหนึ่งในแง่บวก แต่ด้วยอารมณ์ของผู้รับสารที่กำลังคุกรุ่นอยู่ก็ทำให้ตีความไปในทางลบและอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ในองค์กรหรือการทำงานได้

       ดังนั้นการรับรู้ผ่านการสนทนาทางเสียงเป็นสิ่งที่ดีกว่า ให้พวกเขาได้รับรู้อารมณ์ที่แท้จริงของเราโดยตรงผ่านทางน้ำเสียง ดีกว่าการส่งข้อความที่สามารถแปลความหมายอารมณ์ที่สื่อออกไปผิดพลาดได้สูง และนอกจากนี้การโทรศัพท์พูดคุยกันโดยตรง หรือแม้กระทั่งจัดประชุมเฉพาะกิจเพื่อให้ทุกฝ่ายมาเผชิญหน้ากันโดยตรง ก็จะช่วยให้ทุกฝ่ายจำเป็นต้องเปิดใจรับฟังและสามารถชี้แจงเหตุผลต่างๆ ได้ในทันที เพื่อลดความขัดแย้งที่อาจจะเกิดขึ้น

5. เมื่อมีความสับสนซับซ้อน

       คนส่วนใหญ่ไม่ชอบการเขียนอีเมลที่ยาวยืด และที่น่าตลกก็คือคนส่วนใหญ่ก็ไม่ชอบอ่านข้อความยาวยืดเช่นเดียวกัน ดังนั้นหากมีรายละเอียดจำนวนมากที่จะก่อให้เกิดความสับสน การโทรศัพท์จะเป็นทางออกที่มีประสิทธิภาพที่นำความชัดเจนมาสู่การสื่อสารได้ คนเราสามารถพูดได้ถึง 150 คำต่อนาที และคนส่วนใหญ่ก็ไม่สามารถพิมพ์ได้อย่างรวดเร็วเช่นการพูด การถามตอบผ่านโทรศัพท์สามารถกระทำได้ทันที แต่อีเมลอาจก่อให้เกิดการถามตอบอย่างไม่มีที่สิ้นสุด

6. เมื่อมีข่าวร้าย

       นี่เป็นเรื่องที่เห็นได้ชัดเจนที่สุด แต่หลายคนก็เศร้าและกลัวเกินไปที่จะแจ้งข่าวร้ายให้อีกฝ่ายทราบโดยตรง เพราะกลัวว่าพวกเขาจะรู้สีกไม่ดี แต่ในความเป็นจริงแล้วข่าวร้ายที่มาพร้อมกับการแสดงความเสียใจอย่างจริงใจ คนเราสามารถได้ยินและทำใจรับได้

7. เมื่อมีข่าวที่สำคัญมาก

       จะดีหรือไม่ดี หากเป็นข้อมูลที่มีความสำคัญ คนรับข่าวสารต้องเข้าใจในสิ่งที่เราต้องการสื่อออกไปไม่ใช่เกิดเครื่องหมายคำถามขึ้นในใจเพิ่มเติม แน่นอนว่าส่วนใหญ่จะมีคำถามทันทีที่ได้รับสาร การโทรศัพท์จะทำให้เราพร้อมตอบคำถามเหล่านั้นในบริบทอื่นๆ เพื่อป้องกันการเดาไปอีกทาง ทำให้เกิดข้อสรุปที่ไม่พึงประสงค์

8. เมื่อเวลาเป็นสิ่งสำคัญ

       การทำงานในองค์กร เวลาเป็นเรื่องสำคัญ เมื่อเราจำเป็นจะต้องจัดการประชุมสำคัญที่หลายๆ ฝ่ายต้องเข้าร่วมด้วย เราสามารถยกโทรศัพท์โทรหาผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อขอนัดหมายเวลาที่เหมาะสมให้เสร็จเรียบร้อยได้ภายในเวลา 5 นาที ซึ่งดีกว่าคุยกันผ่านอีเมลที่อาจจะใช้เวลายาวนานถึง 3 วัน

9. เมื่อมีสัญญาณบอกถึงความโกรธ การกระทำผิดกฏหมาย หรือเกิดความขัดแย้งในการแลกเปลี่ยน

       การเขียนข้อความอาจจะนำไปสู่การสื่อสารและการตีความที่ผิดได้ ถ้าเราเห็นข้อความที่อาจจะก่อให้เกิดปัญหาใดๆ เราจะไม่ปล่อยให้มันเป็นแบบนั้น หยุดการกระทำนั้นเสียแล้วหาทางวิธีแก้ไข รีบยกหูโทรศัพท์ขึ้นมาจัดการปัญหาอย่างทันท่วงทีก่อนที่ปัญหานั้นจะอยู่เหนือการควบคุม

       เหตุผลที่กล่าวมานั้นเป็นเพียงการเอ่ยเตือนประชาชนผู้นิยมสมาร์ทโฟนในทุกวันนี้ว่า เราละเลยการสื่อสารผ่านเสียงกันไปหรือเปล่า “เสียง” ที่เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับการสื่อสารที่ต้องการให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน คลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ใช้เวลาอันสั้นและแสดงความรู้สึกออกมาได้่อย่างจริงใจ การยกหูโทรศัพท์ขึ้นมาโทรหาใครสักคนควรจะถูกจัดอันดับความสำคัญมากขึ้นหรือไม่สำหรับการสื่อสารในสภาพแวดล้อมปัจจุบัน?

Credit : http://incquity.com